Tooltime |►► Microsoft Flow | Weniger arbeiten, mehr erledigen4 Minuten Lesezeit

8. Juni 2018 von Sylvia Nickel | 3 Kommentare

Last Updated on 10. September 2018 by Sylvia Nickel

Wenn dies, dann das – den Anspruch des gleichnamigen Konkurrenzproduktes If this than that hat auch Microsoft Flow. Die kostenfreie App hilft, Aufgaben zwischen E-Mail- und Social Media Accounts sowie cloudbasierten Diensten zu automatisieren.

Automatisierung durch App-Verknüpfung

Die Automatisierung setzt klar definierte Prozesse sowie die Möglichkeit eines Zugriffs der App auf den jeweiligen Account voraus. Die erste Voraussetzung dürfte sich als schwierig gestalten, denn schließlich muss ja erst einmal das Bedürfnis erkannt werden, dass „immer, wenn …, dann …“. Das auslösende Ereignis, also der Trigger, kann dabei auf vielerlei Plattformen bestehen, vorausgesetzt, sie sind cloudbasiert. Sonst funktioniert der automatisierte Workflow nicht. Es sind also Routineaufgaben, die allein daraus bestehen, denselben Inhalt in verschiedenen Medien zu sammeln oder zu verbreiten oder, die nach Abfrage einer Bedingung (z. B. »immer, wenn mein Vorgesetzter eine E-Mail an mich sendet, sende eine Push-Nachricht an mein Smartphone«) eine Aktion in einem Dienst auslösen.

Die zweite Voraussetzung ist von den technischen Möglichkeiten der einbezogenen Apps abhängig. Da können weder Microsoft Flow noch Konkurrenzapps etwas ändern. Als Microsoft App bietet Microsoft Flow allerdings standardmäßig viele Microsoft-Schnittstellen wie Outlook 365 und Sharepoint. Also schauen wir herein in die App.

Microsoft Flow: So funktioniert’s

Einmal kostenlos registriert öffnet sich direkt die Anleitung via Youtube-Film sowie der Baukasten, mit welchem die Apps verknüpft werden können. Wer sich partout nicht vorstellen kann, was man automatisieren kann, für den bietet Microsoft Flow zahlreiche Vorlagen, beispielsweise

unterwegs auf dem Laufenden bleiben, in der Regel durch Benachrichtung an die E-Mail-Box (auf dem Smartphone);
Produktivität erhöhen, beispielsweise beim Eintrag in mehrere Dienste zeitgleich;
Verbesserung der Marketingvorgänge, in der Regel über die Verbreitung in die Social Media Accounts, aber auch berufsspezifische wie
Vereinfachung gängiger Aufgaben im Klassenraum.

In Sachen Marketingkontrolle mag beispielsweise die Vorlage interessieren, die aus einem Facebook-Post einen Eintrag in eine Excel-Tabelle auf OneDrive zaubert. Der Flow lautet also „immer, wenn auf der Page XY ein Beitrag gepostet wird, kopiere den Text in die Tabelle Z“.

230 Dienste bzw. »Connectoren«

Insgesamt 230 Dienste bietet Microsoft Flow zur Verknüpfung (als »Connector« bezeichnet) an, von Office über Sharepoint, Social Media Networks bis Dropbox, Yammer und Wunderlist. Die »Connectors« setzen natürlich voraus, dass ein Account beim jeweiligen Dienst besteht. – Vielleicht spront die Durchsicht der angebotenen Connectoren dazu an, neue Dienste zu entdecken.
Und sollte ein Connector nicht in der Liste stehen, so kann er über »benutzerdefinierte Connectors« unter »Einstellungen« eingerichtet werden, vorausgesetzt, der Account nutzt ein Organisationskonto (Unternehmen, Schule oder Uni) oder nutzt den Premium– »Flow 1/2«-Tarif (5/15 USD monatlich).

Viele Vorlagen – Einrichtung per Klick

Die Auswahl auch im kostenfreien Bereich für private Benutzerkonten ist groß. Dies gilt ebenfalls für die Vorlagen, ob einzeln oder im Team. In zehn Kategorien werden die Vorlagen angeboten. Der Ausschnitt zeigt „Produktivitätsvorlagen“, nach Beliebtheit sortiert.

Bis zu 750 Flows können bei einem Account eingerichtet werden, mit der Premiumvariante wesentlich mehr. Aber mal ehrlich: wer hat da noch den Überblick ohne eine Flow-Steuerungsapp, die vermutlich bald entwickelt wird. 😉

Die Flows lassen sich nach dem durch Outlook bekannten Regelprinzip (beispielswiese »bei eingehender E-Mail an …, diese auf … prüfen und dann …«) auch ohne Vorlage erstellen. Die Oberfläche ist sehr intuitiv.

Diese Flows habe ich eingerichtet

Ich habe zurzeit zwei Flows eingerichtet: Die Mitteilung über neue Blogbeiträge an mein Linkedin-Profil und an Twitter, jeweils als Statusmeldung. Beides läuft problemlos seit drei Monaten.

Anlässlich dieses Artikels werde ich mich vielleicht heute noch von weiteren Flows inspirieren lassen und diese verwenden.

Mein Fazit: Automatisierung leicht gemacht

Microsoft Flow ermöglicht es, einfache Routineaufgaben im Abgleich cloudbasierter Apps zu automatisieren. Das ist sinnvoll und ökonomisch. So bleibt mehr Zeit, sich um den Mehrwert zu kümmern. Der Link zur App: https://flow.microsoft.com/de-de/

Ich wünsche viel Spaß beim Erkunden ungeahnter Entlastungen,
Sylvia Nickel

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