Tooltime: Microsoft To-Do7 Minuten Lesezeit

8. Dezember 2017 von Sylvia Nickel | 2 Kommentare

Last Updated on 18. Februar 2019 by Sylvia Nickel

Mit dem Update des Android-Systems auf dem Smartphone wurde der Microsoft Launcher ausgeliefert. Zu den Applikationen gehört Microsoft To-Do. Diese App funktioniert auf dem Smartphone, dem Tablet und via Web. Was bringt sie?

Microsoft: Deine Aufgabentools …

Auf den ersten Blick bin ich verwirrt. Microsoft bietet mir mit Office 365 die Outlook-Anwendung bzw. (nach Microsoft-Sprech) »Outlook Ansicht Aufgaben« an, freilich mit steter Synchronisationsproblematik via Cloud; denn auch wenn die PST-Datei auf »Microsoft OneDrive« liegt und »Microsoft Outlook Aufgaben« im Android installiert ist, klappt es nicht, nein: auch nicht nach der Outlook-Anmeldung. Dies könnte ich ja mit »OneNote« aus dem selben Hause ausgleichen. 😉

Warum also eine weitere App?

– Weil der Dino unter den Planungs- und damit Selbstmanagementwerkzeugen – Outlook – einfach nicht wirklich cloudfähig ist, es sei denn man geht den Weg über das Microsoft Live-Konto (und damit einem völlig anderen Produkt) oder einen »Microsoft Exchange Server« (und dann kann man auch gleich auf echte Cloud-Werkzeuge zurückgreifen wie »Gmail« und »Google-Kalender« und spart sich gänzlich den Dino). Dies ist zumindest meine Erfahrung. Und ich war schon 1998 sehr weit, als per Synchro-Button der »Palm« mit »Outlook« die Daten austauschte (dieser soll übrigens 2018 ein Comeback feiern). Heute? Keine Frage: »Outlook« mit all seinen Komponenten (E-Mail, Kalender, Aufgaben, Notizen) lässt sich auch trotz Microsoft Cloud nicht wirklich auf dem Smartphone nutzen. BTW: wer Tipps hat, wie es funktioniert ohne den Umweg über »Gmail« oder »Microsoft Live« zu gehen ⇒ gerne 🙂

Okay, genug gemoppert. Also testen wir mal die App.

Was kann Microsoft To-Do?

Im Web werde ich nach dem Anmelden bei Microsoft To-Do zunächst mit Zahnrädern in der Form eines »Done«-Hakens begrüßt. Diese ersetzen hier den allseits bekannten Microsoftkreisel. Dann öffnet sich die schlichte Oberfläche, übrigens genauso schlicht und übersichtlich auf dem Smartphone. Sie enthält »mein Tag«,»To-do« und »+ Neue Liste«. Und dies sind die Funktionen:

»mein Tag«: Hierhin können die Aufgaben für diesen Tag geschoben werden. Ist eine Aufgabe nicht erledigt worden, erinnert Microsoft To-Do beim nächsten Aufruf mit einer Einblendung daran – ganz ohne Erinnerungsfunktion, welche selbstredend für ein Aufgabenmanagement, zusätzlich aktiviert werden kann. Wird eine Aufgabe erledigt und als solche gekennzeichnet, ist sie durchgestrichen und mit einem grünen Haken versehen. Sie kann reaktiviert oder gelöscht werden. Die Einstellung, erledigte Aufgaben auszublenden, ist über die Optionen möglich, die auch für die optische Gestaltung (Farben, Hintergründe) einige Auswahlmöglichkeiten parat hält. Leider rutschen Aufgaben mit dem Erinnerungs- oder Fälligkeitsdatumdatum »heute« nicht automatisch in »Mein Tag«. Warum, bleibt mir verborgen.
»To-Do«: Hier liegen die Aufgaben mit einem späteren Erledigungszeitpunkt als »mein Tag«, insofern sie keiner »Liste« zugeordnet sind.
Was kann nun eine Aufgabe? Nebst Betreffzeile sind Notizen möglich, ebenso auch Links. Nicht möglich ist das Anhängen von Dateien, also weder Bilder noch Dokumente oder Sprachaufzeichnungen, genau so wie im Todoist; all das kann beispielsweise der Dino im Aufagbenmanagement, »Outlook«, oder das smarte »Google Notizen«, weshalb ich mich noch nicht so recht vom Dino verabschieden will. In Sachen Termine bietet »Microsoft To-Do« ein Fälligkeitsdatum und eine Erinnerungsfunktion an. Dies ist praktisch, denn zur Bearbeitung benötigt man ja Zeit. Aber wie bei »Microsoft Outlook Aufgaben« auch bietet die »Microsoft To-Do« bei einer Erinnerung die Möglichkeit »später« anzuklicken anstatt eine konkrete Zeitangabe zu fordern. Das feuert die Aufschieberitis an 🙂
»+ Neue Liste«: Hiermit bietet sich die Möglichkeit, eigene Listen für Projekte und Rollen anzulegen und diese entsprechend zu benennen.

Mein erster Eindruck nach ein wenig Herumspielerei mit Probeaufgaben und Projekten, sowohl auf dem Smartphone als auch mit der Webvariante: ein schlichtes, funktionierendes Werkzeug für das Aufgabenmanagement.
Allerdings habe ich noch nicht heraus gefunden, was es mit »Kalender« auf sich hat, ein Feature, das nur auf dem Smartphone erscheint und auch nach Anlage von Testaufgaben mit Erinnerungs- und Fälligkeitsdatum bleiben diese in der Webansicht unsichtbar, erscheinen aber im »Microsoft Live Kalender«, also dem Online-Produkt mit unglücklicherweise gleichem Namen: »Outlook«. Nein, es handelt sich auch nicht um »+ Neue Liste«; diese Möglichkeit ist ja unten angegeben. Microsoft … Deine Apps! –Ich bleibe dran an diesem Phänomen und werde hier berichten. 🙂
Übrigens schreibt Microsoft dazu »Zurzeit können nur persönliche Microsoft-Konten, die eine Outlook.com-Domäne verwenden, zwischen Microsoft-Aufgabe und Outlook 2016 synchronisiert werden.« Ja, prima! und was ist mit Unternehmen? Sollen jetzt alle ein @outlook.com nutzen? Das ist frech.

Doch nun zu den Schattenseiten und damit der Wunschliste für Extremnutzer anderer Aufgabenmanagementprogramme.

Was könnte fehlen im Microsoft To-Do?

Ich beziehe mich bewusst nicht auf ein Programm bzw. eine App, sondern auf meine „Wünsch-Dir-Was“-Gedanken. Es fehlen

Möglichkeiten zum Anhang von Dateien wie beispielsweise bei »Microsoft Outlook Aufgaben« oder »Google Notizen«; gerade die in »Google Notizen« mögliche Sprachaufnahme mit automatischem Transkript kann sinnvoll für Vielbeschäftigte fernab des Schreibtischs sein. [17.02.2019: Dies ist mittlerweile möglich]
Priorisierung von Aufgaben wie mit »Microsoft Outlook Aufgaben« oder »Todoist« möglich, wobei letzterer mit vier Prioritätsstufen eine mehr als »Microsoft Outlook Aufgaben« kennt. Dies ist vor allem bei vielen Projekten mit vielen Aufgaben sinnvoll. Die einzige Priorisierung bei Microsoft To-Do ist »wichtig«.
Haupt- und Unteraufgaben wie im »Todoist« sind ebenfalls nicht möglich. Dabei kann man Projekte doch so schön in Meilensteine und Arbeitspakete aufteilen … aber gut, das wäre dann wieder etwas für eine Projektmanagement-App. Immerhin können die Aufgaben in Listen sortiert werden.
Eine Anbindung an »Microsoft Outlook Aufgaben«, etwa durch Add-in wie der »Todoist« sie bietet, fehlt ebenfalls. Die Aufgaben erscheinen lediglich bei Anmeldung unter dem Microsoft Live-Konto, was so gar nichts mit der Notebook-/PC-Variante zu tun hat, denn diese funktioniert nicht offline, sondern nur über Browser und Internetverbindung.

Microsoft To-Do Download und Webversion

Fazit

Ich bleibe dran, spiele ein wenig herum, bis ich das Kalendermysterium ergründet habe und setze weiterhin auf den Dino, »Microsoft Outlook Aufgaben« in Kombination mit meinem Generalbuch, sowohl papiergebunden als auch digital. [Nachtrag am 17.02.2019: Der Kalender innerhalb von Microsoft to-Do fasst die Aufgaben nach Fällifgkeit zusammen]

Dieses Thema vertiefe ich im Webinar »Tooltime |►►Microsoft Outlook Aufgaben«. Mehr erfahren.
Weitere Webinare von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Entspannte Grüße,
Sylvia Nickel

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