Last Updated on 27. August 2019 by Sylvia Nickel
In meiner heutigen Sprechstunde erhielt ich eine Reaktion auf meinen Artikel über Unterbrechungen am Arbeitsplatz. Zentraler Einwand: »ich muss immer alles bedienen: Telefon, E-Mail, Fax, persönliche Gespräche« — Hier ist meine Antwort.
Doch zunächst zum Hintergrund: Eine Teamassistenz schilderte mir folgendes Problem:
- »Wenn ich am Schreibtisch bin, dann kommt beispielsweise eine E-Mail herein und ich muss in weiteren Dateien oder Plattformen nach Informationen suchen, um diese beantworten zu können [Sachverhalt Nr. 1].
- Zeitgleich klingelt das Telefon, weil eine Raumbuchung für ein Meeting verschoben wird [Sachverhalt Nr. 2],
- während eine in die Tür schauende Kollegin von hinten sagt, dass sich die Notwendigkeit, auf einen Brief zu reagieren, nach einem persönlichen Gespräch erledigt hat [Sachverhalt Nr. 3].
— Ich kann so nicht arbeiten und fühle mich gestresst. — Aber ich kann nicht einfach das Telefon abstellen oder die Tür abschließen, um nicht unterbrochen zu werden — so wie es in diesem Artikel steht.«
Prioritäten setzen © Sylvia NiCKEL
Priorität und Mono-Tasking
Nun, dauerhaft das Telefon auszustellen oder die Bürotür abzuschließen, ist auch nicht die Lösung. Diese liegt im Sortieren und damit Priorisieren der Aufgaben in dem Moment, in dem sie auftauchen, um sie dann nacheinander zu bearbeiten. Im geschilderten Fall wäre folgende Vorgehensweise möglich:
- Vollständige Bearbeitung der E-Mail, denn
- an der Telefonnummer ist zu sehen, dass es ein internes Gespräch ist. Versierte Mitarbeiter werden eine E-Mail mit geeignetem Betreff senden, wenn sie dich telefonisch nicht erreichen.
- Beim Auftauchen der Kollegin aus dem »Off« ist der Hinweis dienlich, dies bitte schriftlich zu senden, also per E-Mail, damit die Information zum Fall wird und dieser ad acta gelegt werden kann.
Alles, was dich aus deiner aktuellen Tätigkeit heraus reißt, benötigt deine Rüstzeit, also Wiedereinarbeitung nach der Unterbrechung. Sorge für ein Nacheinander (Monotasking) statt für ein Multitasking, denn für dies ist der Mensch nicht gemacht.
In einem Projekt erging es mir mit Zurufen »aus dem off« ähnlich: Ich drehte mich stets freundlich lächelnd um und sagte »Ticket Nummer … oder E-Mail?«. Das wirkte nach wenigen Tagen Wunder.
Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel
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