Unterbrechungen: Do not disturb4 Minuten Lesezeit

21. Juli 2015 von Sylvia Nickel | 16 Kommentare

Last Updated on 15. November 2019 by Sylvia Nickel

Kleine Unterbrechungen kosten mehr Produktivität als man denkt. Warum dies so ist und wie du Unterbrechungen verhinderst, steht in diesem Artikel.

Mitten in der Formulierung einer E-Mail mit einem komplexen Sachverhalt klingelt das Telefon. Das andere Ende hat eine Terminfrage. Dadurch muss ein anderer Termin verschoben werden. Dies hast du dir gerade gemerkt und greifst zu den notwendigen Schritten. Doch: halt, was war mit dem letzten Absatz der E-Mail? Dieser schöne Gedanke ist weg. Wahrscheinlich benötigst du nun zehn Minuten, um dich wieder einzufinden und fühlst dich ▶ so.

Vermeide Rüstzeiten

do not disturb © Sylvia Nickel

Diese Rüstzeiten sind umso größer, je häufiger du dich durch Unterbrechungen stören lässt. Forscher der Universität Virginia haben herausgefunden, dass eine 60-Sekunden-Ablenkung ausreicht, um die Konzentration vollends zu torpedieren und das Kurzzeitgedächtnis durcheinander zu bringen. Folgen viele Unterbrechungen, kann das Kurzzeitgedächtnis dauerhaft „verwirrt“ sein. Konzentriertes Arbeiten wird unmöglich.

Vielleicht hast du dies auch schon bei Dir festgestellt? Das Nervengerüst ist belastet, du wirst fahrig und hast vor allem das Gefühl, die Dinge nicht mehr im Griff zu haben. — Dies ist ein Warnschuss; lass dich nicht unterbrechen.

Innere und äußere Unterbrechungen

Die Empfehlung „lass dich nicht unterbrechen“ bezieht sich nicht nur auf die Unterbrechungen von außen durch Kollegen, E-Mail und Telefon. Ebenso lenken innere Unterbrechungen vom Ziel ab: Hunger, Durst, Raumtemperatur, Ideen und Einfälle sind ebenso geeignet, die Arbeit zu unterbrechen. Hier hilft der kleine Notizzettel für die Ideen und Einfälle. Alles andere kann bis zur Erledigung des Workloads oder Pomodori, also dem für die Aufgabe vorgesehenen Zeitfenster warten.

So arbeitest Du ungestört

Checke deine Betriebsbereitschaft: schalte für einen überschaubaren Zeitraum — beipsielsweise 25 Minuten — das Smartphone ab bzw. auf Flugbetrieb.
Bleibe reaktionslos: rufe keine E-Mails ab und gehe nicht ans Telefon.
Werde Mönch! – Lasse keine Ablenkung für deine Arbeitseinheiten zu.
Übe dich in Flexibilität und passe gegebenenfalls Deinen Tagesablauf an.
Wenn es gar nicht anders geht, genieße die äußere Unterbrechung und hänge im besten Fall eine kleine Pause an der Frischluft an.

Gestaltest du deinen Tag mit flexiblen und überschaubaren Zeitfenstern für einzelne Aufgaben können all die unvorhergesehenen Aufgaben bewertet und gegebenenfalls bearbeitet werden.

Ja, aber …

Spätestens an dieser Stelle erreicht mich in Workshops der Einwand „das ist Theorie. In meinem Berufsalltag werde ich von sämtlichen Kolleginnen und Kollegen ständig unterbrochen. Sagen Sie das denen mal.“ — Genau! Sage es ihnen. Mache klar, dass du in absehbarer Zeit Raum für Aufmerksamkeit hast, jetzt jedoch nicht. Es ist niemandem geholfen, wenn sich durch Unterbrechungen Fehler einschleichen oder die Arbeitsleistung nachlässt, denn dies ist absolut kontraproduktiv für die Organisation – und auch für Deine Gesundheit.
So sieht auch der Bundesrats-Entwurf einer „Verordnung zum Schutz vor Gefährdungen durch psychische Belastung bei der Arbeit“ (sogenannte Anti-Streß-Verordnung) vom 24.04.2013 (Drucksache 315/13) unter § 6 Abs. 3 Nr. 4 vor „Die Arbeit ist so zu gestalten, dass Störungen und Unterbrechungen der Arbeit sowie die gleichzeitige Verrichtung mehrerer Arbeiten auf ein Mindestmaß reduziert werden.“
— Warte nicht, bis die Verordnung in Kraft tritt, sondern handele jetzt.

Ein entspanntes Arbeiten,
Sylvia Nickel

Nachtrag am 24.07.2015: „Wenn nein so einfach wäre“ – meine Antwort auf diesen Einwand in der Sprechstunde.