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Virtual Teamwork mit Telegram © Sylvia NiCKEL

Virtual Teamwork mit Telegram10 Minuten Lesezeit

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In den letzten Monaten habe ich sehr intensive Erfahrungen im Virtual Teamwork mit Telegram gemacht. Hier ist eine Zwischenbilanz zum Messenger als Coworking Tool im New Work.

Telegram: ein Messenger mit vielen Möglichkeiten

Der im Jahr 2013 durch die Brüder Pavel und Nikolai Durovin gegründete und in Israel gehostete Messenger vereint über 400 Millionen Nutzer weltweit;1) täglich kommen 1,5 Millionen dazu.2) Telegram ist damit der größter Anbieter unter den WhatsApp-Alternativen und er lässt sich via Smartphone, Tablet und als Desktop-App auf jedem Notebook oder PC installieren. Doch statt bloßer Gruppen, Listen, Statusmeldungen, persönlicher Nachrichten und Videoananrufen kann Telegram mehr:

Kontakte

Über »Profil öffnen« siehst du direkt, welche Medien ausgetauscht wurden, ob und welche Telefonnummer dir frei gegeben wurde, und du kannst sehen, in welchen gemeinsamen Gruppen ihr seid. Außerdem lässt sich der jeweilige Kontakt teilen, bearbeiten (in Sachen Spitzname oder Notizen) und löschen. Du kannst den Verlauf oder den gesamten Chat löschen sowie den Kontakt blockieren. Vor allem kannst du Benachrichtigungen ausschalten. Dies ist wichtig, denn du solltest dich nicht von Technik unterbrechen lassen.

Kanäle

Öffentliche oder private Kanäle sind ideal für die einseitige Information durch einen oder mehrere Administratoren, welche über verschiedene Rechte verfügen können wie Gruppen-Info ändern, Nachrichten löschen, Abonnenten sperren, Abonnenten hinzufügen, Nachrichten anheften und neue Admins hinzufügen. Darüber hinaus sind die Nachrichten öffentlicher Kanäle im Browser auch ohne Telegram abrufbar.

Als Nutzer kannst du selbstverständlich die Benachrichtigungen von Gruppen und Kanälen sowie von einzelnen Mitgliedern stumm schalten, für einen bestimmten Zeitraum oder dauerhaft.

Gruppen

Öffentliche oder private Gruppen dienen der Diskussion mit der Möglichkeit der Nutzereinschränkung sowie verschiedenen Administratorfunktionen wie Gruppen-Info ändern, Nachrichten löschen, Nutzer sperren, Mitglieder hinzufügen, Nachrichten anheften, neue Admins hinzufügen; Mitglieder einer Gruppe können je nach Freigabe durch den Gruppen-Admin Nachrichten, Medien, Sticker & Gifs, Linkvorschau oder Umfragen senden, Mitglieder hinzufügen, Nachrichten anheften oder die Gruppen-Info ändern. Außerdem kann ein langsamer Modus eingestellt werden, der es vor allem in großen Gruppen den Mitgliedern nicht ermöglicht, mehrere Nachrichten binnen eines festen Zeitintervalls zu versenden. Jeder Diskutant lässt sich überdies mit Hilfe des At-Zeichens (@) einzeln adressieren. Doch dies ist nicht alles.

Telegram Start (Screenshot der Desktop-App)

Weitere Features

Gerade die Arbeit mit Gruppen und Kanälen zeichnet Telegram aus. So sind erwähnenswert:

  • Verknüpfung von Gruppen und Kanälen mit automatischem wiederholtem Senden (Repost) in der verknüpften Gruppe;
  • Planen von Nachrichten: in der App einfach den Sendebutton länger halten, bei der Desktop-App die rechte Maustaste nutzen);
  • Umfragen mit bis zu elf Umfrage-Möglichkeiten als Auswahl-, Alternativ- oder Quizfrage;
  • Medienablage (Video/Voice) sowie Dateiablage in Kanälen und Gruppen;
  • Suche nach Stichworten;
  • gezielter Einsatz von Hashtags in Kanälen und Gruppen;
  • Ordnerverwaltung: »alle Chats«, »ungelesen« und »persönlich« sind standardmäßig eingerichtet. Es können weitere Ordner angelegt werden, beispielsweise »Info«, »Interesse 1«, »Interesse 2«;
  • Nachrichten sowie Beiträge in Kanälen und Gruppen lassen sich rund 48 Stunden bearbeiten in Sachen Tippfehler & Co. Allerdings kann dies auch missbraucht werden. Für mich ist dies sehr praktisch; allzu häufig entdecke ich den einen oder anderen Tippfehler (Typo) nach dem Senden.

Darüber hinaus bietet Telegram viele Bots, um auch große Gruppen und Kanäle automatisiert zu steuern wie Willkommensnachrichten, Spam-Erkennung oder auch Umfragen. Damit bietet Telegram viele Voraussetzungen für ein virtual Cowork. Einzig die Textnachrichten sind auf rund 880 Zeichen beschränkt und werden vom Messenger automatisch auf mehrere Nachrichten verteilt, sollte der Textumfang überschritten werden.

Telegram findest du hier: https://telegram.org/

Sicherheitsfrage Telegram?

Wenn es um die Zusammenarbeit in Organisationen, verbunden mit Kundendaten geht, steht die Sicherheit im Fokus. Hier wurde der Messenger zunächst gelobt, doch auch Telegram lässt Wünsche offen:3)

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist nicht stringent, denn die Nachrichten lagern in der Cloud. Das ist einerseits praktisch, da mit verschiedenen Geräten darauf zugegriffen werden kann, andererseits können die Nachrichten von jedem gelesen werden, der einen Zugriff auf den Server hat. Dies setzt jedoch entsprechend kriminelle Handlungen voraus, so wie beim Knacken eines Social Media-Profils oder eines E-Mail-Accounts.

Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist in geheimen Chats zwischen zwei Nutzern hingegen möglich, da diese nicht in der Cloud gespeichert werden. Allerdings liegt die Nachricht dann auf dem Gerät, das sie empfangen hat. Ein Zugriff von alternativen Geräten wie Tablet oder Notebook ist damit nicht möglich.

Generell bemängeln manche Sicherheitsexperten, dass das von Telegram unternehmensintern entwickelte kryptografische Verfahren der Verschlüsselung nicht offen gelegt wird. Man könnte sich auch auf den Standpunkt stellen, dass dies ein Vorteil ist.

Virtual Teamwork mit Telegram © Sylvia NiCKEL

Meine Coworking-Erfahrungen mit Telegram

Teamwork bei der Übersetzung von Videos

Wir gestalten die Auswahl in einer Gruppe. Anschließen verteilen wir uns die einzelnen Gruppen, beispielsweise für Transkription, Übersetzung, Sprecher und Schnitt. So befassen sich die jeweiligen »Funktionsträger« in ihren fachspezifischen Gruppen mit den nächsten Schritten. Der Workflow ist klar

  1. Auswahl der Aufgabe bzw. des zu übersetzenden Videos im Team,
  2. Weiterleiten an Transkription und Übersetzung,
  3. Einstellen des endgültigen Sprechertextes in die Sprechergruppe sowie Anheften der Nachricht mit der Aufgabenverteilung,
  4. Zusammenstellen der eingesprochenen Nachrichten für den Schnitt,
  5. Feedback an das Team mit dem Endprodukt.

Auf diese Weise kannst du mit deinem Team vielfältige Aufgaben erledigen, deren Teilaufgaben klar verteilt werden können und müssen. Wichtig ist, dass stets jemand der Prozesseigentümer ist, um gegebenenfalls zu koordinieren, beispielsweise über das Anheften einer Nachricht.

Teamwork bei Social Media Postings

Eine Gruppe kann auch als Dateiablage für auf anderen Medien zu verbreitende Postings genutzt werden, insofern nicht auf spezialisierte Dienste wie buffer, hootsuite oder Khoros (Klout) zurückgegriffen wird. Mit entsprechenden Rechten ausgestattet können die Nutzer nach dem Posting die Beiträge löschen, so dass eine wiederholte Nutzung verhindert wird.

Gemeinsame Wissens- und Tippablage

Auch als Tippablage lohnt sich eine Gruppe, beispielsweise im Umgang mit einer Technologie oder dem Wissen um Vorgehensweise. Ich selbst sammele die Erfahrungen in Gruppen für Rezepte, Heilkräuter, Gärtnern, Wildkräutern usw. Gerade hier ist die Arbeit mit Hashtags sinnvoll. Dabei müssen es nicht nur Texte sein, sondern die Informationsschnipsel können alle möglichen Medien sein wie pdf, epub, Bilder oder Alben, Voice-Messages und Videos. Telegram zeigt automatisch die gängigen Bild-, Voice- und Videoformate an. Mit »Speichern unter« kann jede Nachricht einzeln oder über »Chatverlauf exportieren« die gesamte Konversation samt anhängender Medien lokal gesichert und weiter verwertet werden.

Was nicht so gut klappt

Werden Gruppen zu groß, ist die Anzahl an Diskussionsbeiträgen unübersichtlich. Dies kann schon bei  einer Gruppengröße von mehr als 50 Teilnehmern so geschehen. Manche Telegramgruppen haben mehrere Hundert Mitglieder, jedoch frei nach der 3-7-90-Regel nur wenige aktive (rund zehn Prozent, wobei drei Prozent kontinuierlich aktiv sind), während 90 Prozent passiv konsumieren.

Für die Teamarbeit auf freiwilliger Basis haben sich Gruppengrößen von bis zu 25 Mitgliedern als vorteilhaft erwiesen. So behält jeder einzelne den Überblick und die Gruppe bleibt arbeitsfähig, auch wenn sich jemand ein oder zwei Tage ausklinkt.

Bei Kanälen sind mehrere Administratoren sinnvoll, da auch hier die eine oder andere Auszeit gerne genommen wird. Telkos oder virtuelle Meetings sind hier vorteilhaft, sich über Ziele und Themen auszutauschen. Dies gilt auch auf das Teamwork. Bestens ist ein Kick-off in der realen Welt.

Virtual Teamwork mit Telegram: So klappt es

Damit ein Teamwork via Telegram nicht zum Frust wird beachte folgende Punkte.

  1. Führt ein Kickoff durch, um Erwartungen, Arbeitssituationen, Standards, Werte und Themen abzuklären und euch persönlich kennen zu lernen. Optimal ist ein reales Treffen, alternativ sind Zoom, Teams, Skype oder andere Conferencing-Tools. Ohne Teambuilding funktioniert es nicht.
  2. Einigt euch auf Themen, Strukturen und Prozesse.
  3. Im Falle wechselnder Teammitglieder: einigt euch auf Onboarding-Elemente.
  4. Für das Sozialising bietet sich eine separate Gruppe, in welcher Stimmung und persönliche Gedanken Platz finden.
  5. Sei geduldig. Ein pfiffiger New Worker schaltet Benachrichtigungen auf stumm und schaut zwischen den Workloads nach neuen Nachrichten. Das kann zuweilen nicht nur 30 Minuten, sondern im Falle geleitender Arbeitszeit auch mal 12 Stunden dauern.

Live-Webinar zur Arbeit mit Telegram

Webinar Telegram © Sylvia NiCKELDieses 60-minütige Live-Webinar richtet sich an alle, die

☼ in festen oder variierenden Teams virtuell Projekte bearbeiten,

☼ nach Lösungen für die virtuelle Zusammenarbeit suchen,

☼ mehr über Telegram als Teamwork Tool erfahren wollen.

Erfahre mehr über die Termine → hier.

Telegram-Shortcuts: Weniger Klicken ist Mehrwert

Letztlich sollten einige Shortcuts nicht fehlen. Hier sind die wesentlichen Shortcuts für Telegram als Desktop-App:

In Chats

  • STRG + TAB: Springe zur Unterhaltung unterhalb
  • ↑↓: Springe in die Nachricht oberhalb/unterhalb, beispielsweise um Sprachnachrichten einen Titel zu geben
  • ESC: schließe alle Unterhaltungen
  • STRG + O: Sende Medien (geht zu Auswahlfenster)

In Ordnern

  • STRG + Zahl: Springe zu Ordner (alle Chats, ungelesen, persönlich sowie alle weiteren angelegten Ordner)
  • STRG + Shift + ↑↓: Wechsele zum Ordner oberhalb oder unterhalb
  • STRG + 8: Wechsel zum letzten Ordner in der Liste

Suche

  • STRG + F: Suchbegriff eingeben
  • ESC: Suche beenden

Puh .. sehr viele Details. Es bleibt das Fazit:

Try Telegram & N.JOY your life,
Sylvia

PS.: Dich interessiert auch eine gute Ernährung? Dann besuche mich auf Echtes.rocks, natürlich auch auf Telegram 😎

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Referenzen

  1. Pavel Durov: 400 Millionen Nutzer, 20.000 Sticker, Quiz 2.0 und 400k Euro für Bildungstest-Ersteller, auf Telegram Blog, URL https://telegram.org/blog/400-million/de (Abruf 07.05.2020 20:27 Uhr).
  2. Christoph Fröhlich: In der Coronakrise zeigt sich die dunkle Seite von Telegram, auf Stern.de, URL https://www.stern.de/digital/smartphones/telegram-gilt-als-sicheres-whatsapp-und-wird-zum-sammelbecken-rechter-poebler-9251496.html (Abruf 07.05.2020 um 00.23 Uhr)
  3. Franziska Brand: Von wegen sicherer Hafen: So schnell geht die Telegram-Sicherheit flöten, auf futurezone.de vom 13.12.2019, 07:07, URL https://www.futurezone.de/digital-life/article227887385/Von-wegen-sicherer-Hafen-So-schnell-geht-die-Telegram-Sicherheit-floeten.html (Abruf 12.05.2020 um 20:02 Uhr)

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der NiCKEL Business Performance, Oberhausen (http://2nc.de/).

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