Last Updated on 12. Oktober 2019 by Sylvia Nickel
Kennst du diese Fleißaufgaben, die immer weitere Aktivitäten nach sich ziehen? Schiebst du diese auch gerne auf? Hier liest du, wie es mit diesen Rattenschwanzaufgaben klappt.
»Fleißaufgaben«, aber notwendig
Letztens bot der Provider meiner Online-Akademie die wahlweise Umstellung auf einen neuen Webinarraum ran. »Toll«, dachte ich. Aber dann stand sie auch schon fest, diese Fleißaufgabe: alle Webinare anklicken und in den Einstellungen den Raum ändern, das Ganze im Termin vermerken, damit auch die Unterlagen an die neuen Features anpasst werden können. Und weil ich ja gründlich bin, auch gleich schauen, welche Termine aus der Vergangenheit nun auch noch einmal mit dem neuen Raum wiederholt werden. Puh! Ich wusste sofort: das wird nicht nur eine tagesfüllende Aktivitätskette. Nein, sehr wahrscheinlich werde ich bei dieser Gelegenheit auch die Texte prüfen, korrigieren und überarbeiten, auch die Texte auf der Website und in den Veranstaltungen auf den sozialen Medien.
Keine Routine also, die sich mal eben automatisieren oder gar digitalisieren lässt. Und sie erfordert Konzentration. – Das schiebt man lieber, oder? Hier meine Tipps für Dich:
3 Strategien für Fleißaufgaben
Je nachdem, wie wichtig und dringlich die Angelegenheit ist, greife ich auf drei Strategien zurück. Und wenn ich nicht die Zeit habe, dies sofort zu erledigen, bastele ich mir eine kleine Checkliste, damit ich später keinen Schritt vergesse. Dies ist übrigens auch eine gute Grundlage für die Delegation.
#1: Sofort erledigen
Dies ist das Ideal, selten aber praktikabel. Wenn es wichtig und dringlich ist, dann müssen zwangläufig andere Aktivitäten nach hinten rücken. Was gehört zu deinem Tages- oder Wochenziel? Eine zu verschiebende Aufgabe oder diese neue Fleißaufgabe? Dann also ran.
#2: In kleinere Bündel schnibbeln
Angenehm ist die Aufteilung in kleine Einheiten. In meinem Beispiel also entweder nur die Webinarräume einstellen und später noch einmal die Texte prüfen oder Webinar für Webinar vollständig bearbeiten und prüfen. Hier empfiehlt sich dann eine Notiz, welche Webinare bereits überarbeitet wurden. Allerdings muss man sich immer wieder in den Aufgabenablauf eindenken, weshalb eine Checkliste mit den Verfahrensschritten sinnvoll ist. Zwei Webinare in Sachen Einstellung und Text am Tag überarbeiten, bedeutet dann einen überschaubaren täglichen Aufwand; bei vielen Webinaren (ich habe rund 140 im Angebot, wovon nicht alle zum aktuellen Programm gehören) dauert es dann seine Zeit. Ich lege nun nicht für jeden gleichförmigen Schnipsel einen neue Aufgabe an, sondern belasse es bei einer Aufgabe und dem Workload für die nächste Einheit, beispielsweise »30 Minuten: Webinarraum umstellen«. Als Aufgabennotiz vermerke ich, welche Webinare schon bearbeitet wurden. Die hat den Voreil, dass die Aufgabenliste übersichtlich bleibt.
#3: Ein Zeitfenster planen
Der einfachste Weg im Jetzt ist, das gesamte Vorhaben auf »später« zu legen. Achte darauf, dass ein genügend großes Zeitfenster bereit steht und reserviere Dir dies auch in der Zeitplanung. Denn im Gegensatz zu den vielen 20- oder 30-Minuten-Aufgaben auf einer To-Do-Liste ist die möglichst ungestörte Arbeitszeit vermutlich größer. Hier ist ebenfalls die mit der Aufgabe angelegte Checkliste sinnvoll, damit die Einarbeitung später leicht fällt.
Ich wünsche dir viel Spaß mit Deinen Fleißaufgaben.
Just do it & N.JOY your work,
Sylvia Nickel
Online-Seminar: Effektiv im Homeoffice
Dieses Thema ist Bestandteil des Online-Seminars »Effektiv im Homeoffice« in Zusammenarbeit mit Bildungszentrum der IHK Mittleres Ruhrgebiet. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.
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