Last Updated on 10. September 2018 by Sylvia Nickel
Ich habe Whatsapp in den letzten Jahren gefühlt zehn mal installiert und nach kurzer Zeit wieder verbannt. Das passiert mir heute nicht mehr, denn der Whatsapp-Messenger kann wesentlich mehr als das obligatorische »thanks, God: it’s friday«-Bildchen, versehen mit dem Hastag #TGIF, verbreiten. Nutze Whatsapp nicht nur als privaten Kommunikationskanal.
Als typischer Bürotäter ist das Smartphone nebst Zeitmanager vor allem Telefon, Fotoapparat, Timer, Kalender und MP3-Player für mich (naja, und einiges mehr). Etwas schräg schaue ich deshalb, wenn mich geschäftlicher Inhalt per Whatsapp erreicht. Also ließ ich mich vor einigen Monaten wieder einmal auf das Experiment ein und befasste mich mit den (neuen) Funktionen.
Whatsapp kann mehr als Textwüsten und nervige Katzenbildchen versenden
Whatsapp ist — wie andere Messengerdienste auch — mittlerweile mit umfangreichen Funktionen ausgestattet:
- Versand von Text, Anhang von Dokumenten unterschiedlicher Art, Voice-Mail, Fotoversand;
- Verteilerkreise/Gruppenbildung als auch einmalige Versenden an viele Empfänger (»Broadcasts«) sind möglich; sogar Newsletter lassen sich mittlerweile über die gängigen Dienste per Whatsapp versenden.
- Im Büro kannst Du WhatsApp Web aufrufen, um nicht ständig das Smartphone in der Hand halten zu müssen.
- Der Chatverlauf lässt sich löschen oder bei Bedarf an eine E-Mail senden; diese ist insbesondere dann interessant, wenn geschäftliche Informationen ausgetauscht werden, welche zu einem Auftrag führen oder seiner Abwicklung diesen (sogenannte »Handelsbriefe«), denn diese unterliegen der Archivierungspflicht.
Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen Whatsapp-Nummern zur Kommunikation mit dem Konsumenten anbieten wie beispielsweise Apotheken (zwecks Vorbestellung) oder der ADAC (hier eine witzige Kampagne zur Mitgliedergewinnung und -kommunikation).
Gerade in Berufen, in welchen das Smartphone der einzig verfügbare Computer vor Ort ist, nimmt die Bedeutung zu, etwa zur Dokumentation von Schäden oder Bestandsaufnahmen im Handwerk, zur Koordination von Einsatzplänen in verschiedenen Dienstleistungen, als Notfall-Call für Ausfälle (ältere Semester erinnern sich an die berühmte »Telefonkette«).
Diese Funktionen und Einstellungen solltest du kennen
Damit Whatsapp oder andere Messenger keine Produktivitätsbremse werden, gibt es einige wesentliche Grundeinstellungen:
- Profilbild nur für Kontakte: Leider verwechseln viele Menschen Messenger mit Flirtbörsen. Aber auch zum Schutz vor Missbrauch deines Profilbildes solltest Du diese nur den direkten Kontakten anzeigen (Einstellungen –> Account –> Datenschutz –> Profilbild).
- Zuletzt Online: Diese Information mag interessant sein, um abschätzen zu können, ob und wann ein Kontakt wieder online sein wird. Allerdings gehört diese Information nicht in die Öffentlichkeit. Du kannst zwischen» jeder«, »meine Kontakte« oder »niemand« wählen (Einstellungen –> Account –> Datenschutz –> Zuletzt online). Wählst Du »niemand«, so sendet whatsapp lediglich eine Lesebestätigung ohne Zeitstempel an Deine Kontakte; ebenso erhältst Du keine Information über den Lesezeitpunkt Deiner Nachrichten. Wann Du etwas liest, sollte in Deine Privatsphäre gehören. Letztlich wird auch ein Stalken durch den Zeitstempel begünstigt.
- Deaktiviere das Nachrichtenpopup und den Benachrichtigungston. So bestimmst Du, wann Du Dich mit diesem Messenger befassen möchtest. (Einstellungen –> Benachrichtigungen)
- Alternativ lassen sich auch Gespräche stumm schalten, so dass Du für ausgewählte Menschen immer »on« sein kannst (Kontaktoptionen –> Stummschalten). Dasselbe gilt auch für Gruppengespräche.
Gib den Menschen eine Chance, welche Dir häufig die berühmten ‚TGIF-Bildchen ungefragt senden und teile dies den betreffenden Kontakten mit bevor Du sie ohne Hinweis blockierst (Kontaktoptionen –> Mehr –> Blockieren). - Deaktiviere im Flugmodus auch den Datenverkehr. Whatsapp nutzt die Datenleitung und ist daher in mancherlei Flugmodi weiterhin aktiviert. Wenn Du in Deinen Stillarbeitszeiten wirklich Ruhe haben willst, dann deaktiviere auch die Datenverbindung bzw. W-LAN. So kommst du erst gar nicht in Verlegenheit, schnell zu schauen, ob eine Nachricht eingegangen ist 😉
Bei all den schönen Funktionen und dem zusätzlichen Kommunikationskanal solltest Du Herrscher Deiner Zeit bleiben und dich nicht vom Smartphone treiben lassen.
… und wie immer in der Kommunikation gilt: nutze den Kanal der Kontaktaufnahme für die Antwort und wechsele diesen nicht ungefragt, beispielsweise von E-Mail zu Whatsapp. Auch wenn Messenger statt Mail effizienter erscheint, so gelten auch hier Regeln, um insbesondere die Produktivität aller Beteiligten nicht zu torpedieren.
4 goldene Regeln für die Mail-/Messenger-Kommunikation
- So viel wie nötig – so wenig wie möglich. Das gilt für den Text, den Verteilerkreis als auch Höflichkeitsfloskeln.
- Duden ist sexy. Ob Abkürzung oder fehlende Satzzeichen. Insbesondere beruflich genutzt sollte auch die Messenger-Nachricht orthografisch korrekt sein.
- Löschen, was nicht rechtlich oder betrieblich notwendig ist. So entsteht kein Datenfriedhof.
- Geduld! Obwohl die Nachricht auf dem Smartphone landet, können sich andere im Gespräch, im Flugmodus oder einfach im Feierabend befinden. 24/7 ist etwas für Rookies, denn Offline ist der neue Luxus (viel Spaß mit dem Vortrag von Anitra Eggler)
Dieses Thema wird im Webinar Whatsapp statt Mail vertieft. Weitere Webinare von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.
Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel
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