Last Updated on 10. September 2018 by Sylvia Nickel
Christliches Zeitmanagement respektive Benjamin Floer fragt »Wie organisierst Du Deinen Alltag?« – Hier sind meine Antworten.(1) Wie organisiert du deine tägliche Arbeit?
Ich arbeite in Sachen E-Mail, Aufgaben- und Terminmanagement mit MS-Outlook. Notizen wie Einkaufszettel, Ideen, die mir jenseits des Schreibtischs einfallen, kreative Kritzeleien und Gesprächsnotizen erfasse ich in meinem papiergebundenen Generalbuch, das ich regelmäßig auf Erledigtes und Übertragenes überprüfe. Dieses Prinzip funktioniert natürlich auch digital, z. B. mit OneNote, Evernote oder Google-Notizen bzw. Keep.
Basis meines Alltags ist meine innere Prioritätenliste. Für diese benötige ich keine App. – Wer Apps mag, sollte in Sachen Prioritäten die Eisenhower App testen. Hier berichte ich darüber.
Der Grund, ein papiergebundenes Generalbuch zu führen ist einfach: Ich mag es nicht, auf dem Smartphone oder dem Handy im Finger-Daumensystem Texte einzugeben. Wenn ich keine Fullsize-Tatstatur zur Verfügung habe nutze ich persönlich lieber einen Stift und Papier.
(2) Wie führst du deinen Kalender?
Ich führe meinen Kalender seit 1995 mit MS-Outlook, also digital, und habe einen Überblick oder Einzeltermine als Ausdruck in meinem Generalbuch. Obwohl ich die Vorteile des PDA in den späten 1990ern kennengelernt habe, synchronisiere ich nur sporadisch meinen Kalender über das Google-Konto mit dem Smarthpone. Der Grund dafür ist einfach: Ich bin heute gelassener als früher, bereite mich bewusst auf den Tag vor und vergesse daher keinen Termin. Termine sage ich unterwegs prinzipiell nicht zu, sondern bitte um um eine Terminanfrage per E-Mail. Dann habe ich Zeit, darüber nachzudenken, ob der Termin an jenem Tag in meinen Zeitplan passt; und ich habe alle Daten parat, um gegebenenfalls Alternativen vorzuschlagen.
(3) Wie verwaltest du deine Aufgaben?
Meine Aufgaben verwalte ich mit MS-Outlook. Anfangs (1995) habe zu jeder Aufgabe einen Termin und eine Erinnerung festgelegt. Im Zeitablauf merkte ich, dass ich manche Aufgaben einfach immer wieder „weg clickte“ … Deshalb halte ich heute Aufgaben nur dann mit Termin fest, wenn dieser unumwunden feststeht. Umfangreiche Projekte erhalten eine To-Do-Liste in Excel, die in der Aufgabe verlinkt ist. Aufgaben, die unterwegs, während des Tagesablaufs hinzu gekommen sind, trage ich abends in Outlook ein. Dies hat den Vorteil, dass ich dann den Terminkalender und alle anderen Aufgaben im Blick habe. So kann ich in aller Ruhe überprüfen, ob ich die Termine oder Abfolge halten kann oder Änderungen notwendig sind. Generell gebe ich unterwegs keine finiten Terminzusagen, sondern verweise auf die E-Mail-Bestätigung.
(4) Für welche Tätigkeiten nutzt du den Computer, wann Papier?
Papier nutze ich für kurzfristige Notizen während der Arbeit am Notebook und für alle Arbeiten ohne Notebook: Konzeptionen, Notizen zu Büchern, zu begutachtenden Werken, Notizen unterwegs usw. In meinem Berufsfeld ist der Computer nicht wegzudenken, muss jedoch auch nicht den ganzen Tag im Einsatz sein. So checke ich meine E-Mails meist (nur) einmal täglich, auch wenn ich länger mit Outlook und anderen Programmen arbeite.
(5) Wie organisiert du deine Freizeit?
Wenig bis gar nicht. Ich lasse mich von meinem Gefühlen treiben und folge meinem Bauch. Das hat mich schon viele Orte, Menschen, Verfahren entdecken und noch mehr Stunden genießen lassen. Mit anderen koordiniere ich mich meist kurzfristig – auch wenn langfristig die gemeinsame Aktivität avisiert ist -, da viele Freizeitaktivitäten im Freien stattfinden und von daher wetterabhängig sind.
(6) Wie gehst du mit `“Aufschieberitis“ um?
Wenn ich sie entdecke und es wirklich wichtige, aber unangenehme Aufgaben sind, dann gibt es nur eines: Eat the frog first – ich erledige diese Aufgabe direkt. Häufig sind es unangenehme und zeitintensive Aufgaben, so dass ich den nächstmöglichen Tag ohne Außentermine terminiere. Natürlich frage ich mich auch, ob diese Aufgabe überhaupt noch notwendig ist und wie ich in Zukunft mit solcher Art von Aufgaben umgehen werde.
(7) Was ist deiner Meinung nach der größte Vorteil an deiner Arbeitsform?
Freiheit. Ich kann auch zur Not ein paar Tage auf Strom und Notebook verzichten und komme dennoch in Projekten voran, oder ich arbeite jenseits der 30°C an einem schattigen Plätzchen im Garten, ohne die Technik den für sie ungesunden Temperaturen aussetzen zu müssen.
(8) Welche App oder welchen Bürogegenstand empfiehlst du unseren Lesern am meisten?
Ich empfehle ein Generalbuch oder eine entsprechende App für das Smartphone (siehe Punkt 1).
Die 3 wichtigsten Arbeitsmittel © Sylvia Nickel
Ich danke Chr. Zeitmanagement respektive Benjamin Floer für diese Blogparade, die Du hier findest.
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